Ochrana osobných údajov

Čo sa o vás v tomto systéme ukladá, prečo a ako dlho.

Na čo systém slúži

Organizácia v ňom zverejňuje záväzné predpisy a interné smernice a eviduje, kto sa s nimi oboznámil. Systém odpovedá aj na otázky k obsahu predpisov. Organizácia v ňom vedie aj kurzy a testy a vydáva certifikáty o ich absolvovaní. Organizácia cez neho vybavuje aj otázky, ktoré jej ľudia pošlú e-mailom do schránky helpdesku alebo položia v okne pomoci (widget) na webe či v inom systéme organizácie. Kuriér je interná pošta organizácie: kolegovia si v ňom píšu správy a organizácia ním posiela oznamy oddeleniam, skupinám alebo všetkým.

Aké údaje a prečo

• meno, e-mail, pracovná pozícia, oddelenie, typ vzťahuaby vám mohli byť pridelené predpisy, ktoré sa vás týkajú, a aby ste sa mohli prihlásiť
• pridelenie predpisu: kto, prečo a dokedydoklad o tom, že ste mali povinnosť sa s predpisom oboznámiť
• prvé otvorenie znenia predpisudoklad, že vám bolo znenie sprístupnené; ukladá sa jeden záznam na znenie, nie každé zobrazenie
• potvrdenie: čas, znenie predpisu, doslovný text potvrdenia, IP adresa, údaj o prehliadačidoklad o oboznámení s predpisom
• čas strávený nad zneníminformatívny údaj pre personalistu, nie doklad; nič sa podľa neho nevyhodnocuje
• pripomienky: komu a kedy sa odoslaliaby vám rovnaká pripomienka neprišla dvakrát
• otázky, ktoré systému položíte, a jeho odpovedeaby sa dala preveriť správnosť odpovedí a aby ste v histórii našli svoje staršie otázky
• mobilný telefón, pracovisko a fotografia, ak ich vyplníteinterný adresár; vyplniť ich nemusíte
• pohlavie, ak ho vyplní personalistaštatistika zloženia organizácie (napríklad podiel žien a mužov) a správny tvar textov o vás, napríklad „absolvoval / absolvovala“; z mena sa neodvodzuje a vyplniť ho nemusíte
• použitie umelej inteligencie: kto, kedy, na čo, model, počet tokenov a odhad ceny — bez znenia otázkyprehľad nákladov na umelú inteligenciu pre správcu organizácie
• zápis do kurzu: kedy a kto vás zapísalaby ste mali prístup ku kurzu, ktorý sa vás týka
• dokončenie častí kurzu a to, ktoré úseky videa ste pozrelidoklad, že ste kurz prešli; pri povinnom videu aj to, že ste ho dopozerali
• pokusy v teste: otázky, vaše odpovede, body, výsledok a čas

Personalista vidí pri každom človeku, či predpis otvoril, či ho potvrdil a koľko času nad ním strávil. Stav „otvoril a nepotvrdil“ je sledovaný stav; personalista vás podľa neho môže upozorniť, že potvrdenie chýba.

Pri každom predpise je uvedená zodpovedná osoba (meno a e-mail), na ktorú sa môžete obrátiť s otázkou k predpisu.

Právny základ

Určuje sa pri každom predpise zvlášť a vidíte ho pri ňom:

• plnenie zákonnej povinnosti (čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR) pri predpisoch, ktorých oboznámenie vyžaduje zákon, napríklad bezpečnosť a ochrana zdravia pri práci; pri predpise je uvedený konkrétny zákon;
• oprávnený záujem (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR) pri interných smerniciach — záujmom je preukázať, že s pravidlami boli oboznámení tí, ktorých sa týkajú.

Údaje v adresári (mobil, pracovisko, fotografia) sa spracúvajú na základe oprávneného záujmu na vnútornej komunikácii. Pohlavie sa spracúva na základe oprávneného záujmu na štatistike zloženia organizácie a na správnych textoch; nie je povinné. Záznam o použití umelej inteligencie sa spracúva na základe oprávneného záujmu na kontrole nákladov.

Pri kurzoch platí to isté ako pri predpisoch: zákonná povinnosť pri školeniach, ktoré vyžaduje zákon (napríklad bezpečnosť a ochrana zdravia pri práci), inak oprávnený záujem preukázať, že ľudia boli vyškolení. Certifikát sa uchováva aj na účely archivácie podľa zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach.

Otázky v helpdesku sa spracúvajú na základe oprávneného záujmu (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR) — vybaviť otázku, ktorú ste sami položili.

Správy v Kuriérovi sa spracúvajú na základe pracovnoprávneho alebo obdobného vzťahu (čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR) — interná komunikácia organizácie.

Ako dlho

• potvrdenie, pridelenie, otvorenie znenia3 roky od skončenia pracovného pomeru alebo vzťahu s organizáciou; ak dátum skončenia nie je známy, od vyradenia zo systému; najdlhšie 5 rokov od poslednej udalosti, ak nie je známy ani jeden dátum
• schválenie predpisu a zodpovedná osobakým existuje aspoň jeden doklad o oboznámení s daným znením
• čas strávený nad znením12 mesiacov

Po uplynutí lehoty sa záznam zmaže celý, neanonymizuje sa. Výnimkou je certifikát — ten sa nemaže.

Komu sa údaje dostanú

Personalistom a správcom obsahu organizácie v rozsahu ich úlohy, kolegom len údaje z adresára. Mimo organizácie sprostredkovateľom, ktorí zabezpečujú prevádzku:

Výsledky testov vidí len zodpovedná osoba za test, nie personalista. Certifikát overí ktokoľvek, komu dáte jeho odkaz alebo QR kód; overenie ukáže číslo, kurz, dátum a vydavateľa, nie vaše meno.

Tickety čítajú len správcovia ticketov kanála, ktorému sú určené; správca organizácie vidí len ich počet. Odpoveď navrhne umelá inteligencia a pred odoslaním ju vždy prečíta a schváli človek. E-maily ostávajú aj v schránke organizácie u jej poskytovateľa pošty (napríklad Microsoft 365). Z histórie schránky môže umelá inteligencia navrhnúť všeobecné otázky a odpovede (FAQ). E-mailové adresy, telefónne a iné čísla sa z textu odstraňujú ešte pred spracovaním, mená a ďalšie údaje o konkrétnej osobe pri tvorbe návrhu; každý návrh pred zverejnením prečíta a schváli správca obsahu. E-maily sa pritom neukladajú; odkaz na e-maily, z ktorých návrh vznikol, sa drží len do rozhodnutia správcu obsahu. Ak nechcete, aby sa vaše e-maily na to použili, môžete namietať.

Správu číta len jej odosielateľ a príjemcovia; správca organizácie cudzie správy nevidí a umelá inteligencia ich neprehľadáva. Správy zostávajú v aplikácii — e-mailom vám ráno príde len zoznam predmetov neprečítaných správ, nie ich text. Do záznamu o činnosti sa zapisuje, kto komu kedy poslal správu a jej predmet, nie text.

• MongoDB Atlasdatabáza a vyhľadávanie · EÚ (Frankfurt)
• Vercelbeh aplikácie · EÚ
• Anthropictvorba odpovedí na otázky; bez uchovávania a bez trénovania na dátach · podľa zmluvy so sprostredkovateľom
• Voyage AI (cez MongoDB)vyhľadávanie v texte predpisov · podľa zmluvy so sprostredkovateľom
• Ecomailodosielanie e-mailov · EÚ

Údaje sa nepredávajú a nepoužívajú sa na reklamu ani na trénovanie modelov umelej inteligencie. Test vyhodnocuje systém automaticky podľa vopred určených správnych odpovedí. Ak s výsledkom nesúhlasíte, obráťte sa na zodpovednú osobu za test — výsledok preverí a pokus môže zrušiť, aby ste ho mohli zopakovať. O nič iné sa automatizovane nerozhoduje.

Vaše práva

Máte právo na prístup k svojim údajom, ich opravu, obmedzenie spracúvania a prenosnosť. Výmaz vydaného certifikátu nie je možný — uchováva sa na účely archivácie a ako doklad, ktorý môžete potrebovať aj vy.

Máte právo podať sťažnosť Úradu na ochranu osobných údajov SR (dataprotection.gov.sk).

Verzia textu: 12. 10. 2026